Ako zvládnuť kontrolu zo štátneho archívu bez paniky

Kto kontroluje a prečo

Kontrola správy registratúry sa oficiálne volá štátny odborný dozor. Vykonáva ho ministerstvo vnútra a štátne archívy (§ 28 zákona č. 395/2002 Z. z.), a to u pôvodcov registratúry I. a II. kategórie. Predmetom dozoru je kontrola, či organizácia plní povinnosti, ktoré jej ukladá zákon o archívoch a registratúrach.

Kontrolór sa preukazuje služobným preukazom. Má právo:

• vstupovať do priestorov, v ktorých je uložená registratúra,
• požadovať doklady, údaje, informácie a vysvetlenia,
• robiť si výpisy a odpisy zo záznamov, ktoré dokladujú zistené nedostatky.

Na čo sa kontrolóri pozerajú

Štátne archívy postupujú podľa jednotných kontrolných listov, ktoré sú prílohou nariadenia ministerstva vnútra. Z nich je dobre vidieť, čo sa preveruje:

1. Registratúrny poriadok a plán. Máte ich? Sú schválené? Kedy a pod akým číslom spisu? Boli schválené aj ich zmeny a dodatky?
2. Správca registratúry. Je pozícia zriadená, kto ho zastupuje a aké má vzdelanie? Školí zamestnancov?
3. Podateľňa a evidencia. Ako sa otvárajú a označujú zásielky, ako sa vedie registratúrny denník alebo elektronický systém a ako sa evidujú elektronické podania vrátane elektronickej schránky.
4. Tvorba spisov. Tvar čísla spisu, spisové obaly, prideľovanie registratúrnych značiek podľa plánu, priebežné uzatváranie spisov a označovanie obmedzeného prístupu pri osobných údajoch.
5. Príručná registratúra. Ako sa vedie a či sa spisy včas odovzdávajú do registratúrneho strediska.
6. Registratúrne stredisko. Či je miestnosť správne označená a zabezpečená, ochrana pred odcudzením, požiarom, vodou a inými škodlivými vplyvmi, vybavenie, usporiadanie záznamov aj evidencia výpožičiek. Pozor: miestnosť s vašimi dokumentmi nie je „archív“, ale registratúrne stredisko.
7. Vyraďovacie konanie. Kedy bolo naposledy a či ho robíte najmenej raz za päť rokov.

Kontrolný list rozlišuje aj stav usporiadania registratúrneho strediska: od „usporiadané“ cez „čiastočne usporiadané“ až po „rozsyp“. Kontrolóri teda nepozerajú len na papiere o správe registratúry, ale aj na to, v akom stave sú samotné dokumenty.

Ako sa pripraviť: praktický checklist

1. Majte poruke schválený registratúrny poriadok a plán (pri II. kategórii plán) vrátane rozhodnutia o schválení a všetkých dodatkov.
2. Overte, že registratúrny denník alebo elektronický systém je úplný a každý rok riadne uzatvorený.
3. Náhodne skontrolujte niekoľko spisov: majú správne číslo, registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia?
4. Preverte, či spisy z minulých rokov neostali v kanceláriách a boli odovzdané do registratúrneho strediska s odovzdávacími zoznamami.
5. Prejdite si registratúrne stredisko. Je na dverách tabuľka „Registratúrne stredisko – prístup obmedzený“ a bezpečnostná zámka? Je v ňom vhodný hasiaci prístroj (práškový alebo plynový)? Nie je vlhké, regály nie sú preplnené a krabice sú označené? Práve tu kontrola v praxi často začína.
6. Pripravte doklad o poslednom vyraďovacom konaní. Ak od neho uplynulo viac ako päť rokov, začnite konať ešte pred kontrolou.
7. Určite kontaktnú osobu, ktorá kontrolórovi všetko ukáže a vie odpovedať na otázky.

Čo ak sa nájdu nedostatky

Výsledkom kontroly môžu byť opatrenia na nápravu. Kľúčové je splniť ich. Za nevykonanie opatrení, ktoré uložilo ministerstvo, hrozí pokuta až do 5 000 eur. Rovnako vysoká pokuta hrozí napríklad za nezabezpečenie správy registratúry alebo za chýbajúci registratúrny poriadok či plán.

Za vážnejšie prehrešky sú pokuty vyššie: zničenie záznamov bez vyraďovacieho konania až 40 000 eur, nepredloženie návrhu na vyradenie v lehote až 2 000 eur.