Registratúrne stredisko nie je archív: ako má vyzerať miestnosť s dokumentmi

Archív, alebo registratúrne stredisko?

V bežnej reči sa „archívom“ nazýva akákoľvek miestnosť plná šanónov. Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach však pod archívom rozumie niečo iné: odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty (§ 2 ods. 1). Archív navyše možno zriadiť len so súhlasom ministerstva vnútra (§ 5 ods. 2). Typicky ide o štátne archívy.

Miestnosť, kde vaša organizácia uchováva vybavené a uzatvorené spisy až do uplynutia lehoty uloženia, je registratúrne stredisko. Tak ju označujú vykonávacie predpisy aj štátne archívy pri kontrole.

Začína sa pri dverách

Kontrola zo štátneho archívu sa v praxi často začína už pri vstupe do miestnosti. Kontrolór vidí, či je miestnosť správne označená a zabezpečená. Odporúčame preto na dvere umiestniť tabuľku:

Správne označenie ukazuje, že organizácia rozumie tomu, čo spravuje, a že do miestnosti majú prístup len poverené osoby. Registratúrne stredisko spravuje pôvodcom poverený zamestnanec, ktorý zodpovedá aj za evidenciu prístupu k spisom.

Aké požiadavky musí registratúrne stredisko spĺňať

Konkrétne požiadavky stanovuje vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z. Niektoré platia pre registratúrne stredisko priamo, iné „primerane“ podľa pravidiel pre priestory archívu.

Zabezpečenie proti odcudzeniu

• Priestory registratúrneho strediska sa chránia bezpečnostnou zámkou na vstupných dverách (§ 18 ods. 2).
• Prístup majú len poverené osoby a každé vypožičanie spisu sa eviduje.

Ochrana pred požiarom

• Priestory registratúrneho strediska sa vybavujú výlučne prenosnými alebo pojazdnými hasiacimi prístrojmi, prípadne stabilnými hasiacimi zariadeniami s hasiacou látkou, ktorá dokumenty čo najmenej poškodí, napríklad plynom alebo práškom. Vodné hasiace prístroje tam teda nepatria. Počet hasiacich prístrojov sa určuje podľa technickej normy (§ 22 ods. 1).
• V registratúrnom stredisku sa nesmie fajčiť, manipulovať s otvoreným ohňom ani skladovať horľavé látky. V jeho blízkosti nesmú byť veci, ktoré by mohli spôsobiť požiar (§ 22 ods. 2).
• Popri vyhláške platia aj všeobecné predpisy o ochrane pred požiarmi, napríklad pravidelné kontroly hasiacich prístrojov.

Umiestnenie a vybavenie miestnosti

Pri umiestňovaní registratúrneho strediska sa postupuje primerane podľa pravidiel pre priestory archívu (§ 20 ods. 2 a § 19). V praxi to znamená najmä:

• miestnosť by mala slúžiť len na uloženie dokumentov, nie ako sklad čistiacich prostriedkov či starého nábytku,
• nemala by byť na mieste, kde hrozí zaplavenie, požiar alebo iné poškodenie, napríklad v pivnici, ktorú pravidelne zatápa voda,
• rozvody vody a elektriny len v nevyhnutnej miere, bez plynových rozvodov, a potrubie zabezpečené tak, aby pri poruche nepoškodilo dokumenty,
• kovové regály a dostatočná nosnosť podlahy,
• ochrana pred priamym denným svetlom.

Ochrana pred vlhkosťou a ďalšími škodlivými vplyvmi

Vyhláška ukladá chrániť registratúrne záznamy aj pred vodou a takzvanými degradačnými činiteľmi, ako je vlhkosť, prach, plesne či škodcovia (§ 16 ods. 2). Pre ukladacie priestory archívov stanovuje teplotu 16 °C ± 2 °C a relatívnu vlhkosť 50 % ± 5 % (§ 24 ods. 2). Pre registratúrne stredisko tieto hodnoty platia primerane, no sú dobrým orientačným cieľom. Vlhká a neprevetraná miestnosť je pre papier jedným z najväčších nepriateľov.

Rýchla kontrola: spĺňa vaše registratúrne stredisko požiadavky?

1. Je na dverách tabuľka „Registratúrne stredisko – prístup obmedzený“ namiesto „Archív“?
2. Sú dvere zabezpečené bezpečnostnou zámkou?
3. Je v miestnosti správny hasiaci prístroj (práškový alebo plynový, nie vodný) s platnou kontrolou?
4. Nie sú v miestnosti ani v jej blízkosti horľavé látky?
5. Slúži miestnosť len na uloženie dokumentov?
6. Je suchá, bez plynových rozvodov a chránená pred zaplavením?
7. Sú dokumenty na kovových regáloch, usporiadané podľa rokov a registratúrnych značiek?
8. Má správca prehľad o tom, kto si čo vypožičal?

Ak ste niekde odpovedali „nie“, oplatí sa to napraviť skôr, ako to zistí kontrola. Za umiestnenie registratúrnych záznamov v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany, hrozí podľa zákona o archívoch a registratúrach pokuta až do 5 000 eur.