Kalendár povinností správcu registratúry na celý rok

Kalendár je určený najmä pôvodcom registratúry I. a II. kategórie. Niektoré termíny určuje priamo zákon alebo vyhláška, iné sú naše odporúčania z praxe. Pri orgánoch verejnej moci sa podrobnosti riadia vyhláškou č. 410/2015 Z. z., pri ostatných registratúrnym poriadkom alebo interným predpisom.

Január: uzavrieť a skontrolovať

• Uzavrite registratúrny denník za predchádzajúci rok. Číselný rad sa končí posledným dňom kalendárneho roka a pre každý rok sa otvára nový denník. Papierový denník sa uzatvára zápisom „Uzatvorené číslom…“ s dátumom a podpisom, elektronický systém ho uzavrie automaticky.
• Skontrolujte lehoty uloženia. Lehoty začínajú plynúť 1. januára roka nasledujúceho po uzavretí spisu, takže práve teraz viete presne, ktorým spisom lehota k 31. decembru uplynula. Príklad: spis uzavretý v roku 2015 s lehotou uloženia 10 rokov. Lehota začala plynúť 1. januára 2016, uplynula 31. decembra 2025, a vyradiť ho teda možno najskôr v roku 2026.
• Overte dátum posledného vyraďovacieho konania. Ak sa blíži päť rokov alebo vám kapacitne nestačia priestory, je čas začať. Päť rokov je zákonné maximum, vyraďovať môžete aj častejšie.

Február – marec: spisy do registratúrneho strediska

• Ako dlho spisy zostávajú v príručnej registratúre, teda v kanceláriách, určuje registratúrny poriadok alebo interný predpis organizácie. Pri orgánoch verejnej moci vyhláška č. 410/2015 Z. z. uvádza, že spravidla jeden kalendárny rok nasledujúci po roku ich uzatvorenia (§ 19 ods. 1). Rovnako postupuje aj mnoho ďalších organizácií. Spisy uzavreté v roku 2024 sa tak začiatkom roka 2026 odovzdávajú do registratúrneho strediska.
• Odovzdávajú sa so zoznamom odovzdávaných spisov. Orgány verejnej moci ho vyhotovujú v dvoch výtlačkoch.
• Skontrolujte, či sú spisy úplné a majú správnu registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.
• V registratúrnom stredisku zostávajú spisy dovtedy, kým sa nevyradia. Vyradiť ich možno až po uplynutí lehoty uloženia a len vtedy, ak ich organizácia ďalej nepotrebuje na svoju činnosť.

Marec – máj: príprava vyraďovacieho konania

Ak vás v tomto roku čaká vyraďovacie konanie (zákon vyžaduje najmenej raz za päť rokov), jar je najlepší čas na prípravu:

• identifikujte záznamy s uplynutou lehotou uloženia, ktoré už nepotrebujete na svoju činnosť,
• roztrieďte ich na záznamy so znakom „A“ a bez neho,
• záznamy na skartáciu prehľadne uložte, záznamy „A“ precízne roztrieďte,
• zostavte zoznamy podľa registratúrneho plánu platného v čase vzniku záznamov.

Jún: návrh na vyradenie

• Vyhotovte návrh na vyradenie a predložte ho príslušnému štátnemu archívu. Pôvodcovia I. kategórie ho predkladajú elektronicky.
• Rátajte s tým, že archív môže vykonať odbornú archívnu prehliadku alebo vráti návrh na doplnenie.

Júl – október: prehliadka, rozhodnutie, skartácia

• Zúčastnite sa odbornej archívnej prehliadky a vybavte prípadné námietky archívu.
• Po doručení rozhodnutia zabezpečte bezpečnú skartáciu záznamov bez trvalej hodnoty a uschovajte si protokol o zničení. Ak rozhodnutie nebolo doručené do 60 dní od predloženia návrhu, záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty môžete zničiť.
• Pripravte archívne dokumenty na odovzdanie v archívnych škatuliach. Termín určuje rozhodnutie archívu, najneskôr do piatich rokov.

November – december: revízia a plán na budúci rok

• Revidujte registratúrny plán. Pribudli nové agendy, útvary alebo projekty? Zmeny a dodatky treba predložiť archívu na schválenie.
• Skontrolujte registratúrne stredisko: vlhkosť, zabezpečenie proti požiaru a odcudzeniu, kapacitu regálov.
• Preškoľte zamestnancov, najmä nových. Štátny archív pri kontrole sleduje aj to, či správca registratúry zamestnancov školí.
• Skontrolujte elektronickú schránku na slovensko.sk: dôležité správy majú byť zaevidované a uložené mimo schránky.

Priebežne počas roka

• Evidujte všetky prijaté aj odoslané záznamy, aj elektronické.
• Spisy uzatvárajte priebežne, nie až na konci roka.
• Zmenu názvu organizácie alebo miesta uloženia registratúry bezodkladne oznámte archívu. Za opomenutie hrozí pokuta až do 2 000 eur.