Kedy a pre koho je vyraďovacie konanie povinné?

Krok č. 1: Zistite, do ktorej kategórie patríte

Skôr než začnete likvidovať akékoľvek dokumenty, musíte vedieť, ako sa na vás pozerá štátny archív. Zákon o archívoch a registratúrach rozlišuje tri kategórie pôvodcov registratúry. V praxi sa im hovorí aj „skupiny“.

• I. kategória: orgány verejnej moci (napr. obce, mestá, ministerstvá), organizácie nimi zriadené (napr. školy, rozpočtové a príspevkové organizácie), právnické osoby zriadené zákonom a pôvodcovia, ktorých určí ministerstvo vnútra alebo štátny archív.
• II. kategória: ďalší pôvodcovia, najmä podnikatelia, z ktorých činnosti vznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Určuje ich ministerstvo vnútra alebo štátny archív.
• III. kategória: všetci ostatní, teda väčšina bežných podnikateľských subjektov, napríklad menšie s. r. o. či živnostníci, ktorých činnosť nemá z hľadiska histórie celospoločenský význam.

Orgány verejnej moci a organizácie nimi zriadené patria do I. kategórie podľa zákona. Pri súkromných spoločnostiach je to inak: o zaradení rozhoduje štátny archív, no nerobí to automaticky pri každej novej s. r. o. či inej forme podnikania.

V praxi preto platí: ak firma svoje zaradenie nepozná, musí pred prvým vyradením dokumentov požiadať o zaradenie štátny archív príslušný podľa svojho sídla. Archív na základe žiadosti so stručným opisom činnosti vydá rozhodnutie o zaradení do kategórie. Až potom firma vie, či môže dokumenty po uplynutí lehoty uloženia zničiť sama, alebo musí absolvovať vyraďovacie konanie.

Pre koho je vyraďovacie konanie povinné

Povinnosť absolvovať oficiálne vyraďovacie konanie, teda predložiť štátnemu archívu návrh na vyradenie, sa týka pôvodcov registratúry I. a II. kategórie. Podľa § 18 ods. 3 zákona musia vyraďovať registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov.

Tieto subjekty nesmú zničiť registratúrne záznamy bez vyraďovacieho konania. Archív musí posúdiť, či niektoré z dokumentov nemajú trvalú hodnotu a nemajú byť uložené v archíve. Záznamy bez trvalej hodnoty možno zničiť po rozhodnutí archívu, alebo ak rozhodnutie nebolo doručené do 60 dní od predloženia návrhu na vyradenie (§ 20 ods. 2). Zničenie záznamov bez vyraďovacieho konania je správny delikt s pokutou až do 40 000 eur.

A čo III. kategória?

Ak patríte do III. kategórie, máte o starosť menej. Návrhy na vyradenie posielať nemusíte a na schválenie archívu nečakáte. Dokumenty môžete po uplynutí ich lehoty uloženia zlikvidovať samostatne, samozrejme pri dodržaní ochrany osobných údajov a ďalších predpisov.

Kedy môžete dokumenty vyradiť

Bez ohľadu na kategóriu platí rovnaké základné pravidlo:

• Musí uplynúť lehota uloženia, ktorá je uvedená vo vašom registratúrnom pláne alebo v osobitnom predpise. Napríklad účtovné doklady sa podľa zákona o účtovníctve uchovávajú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Lehota uloženia začína plynúť 1. januára roka nasledujúceho po uzavretí spisu. Príklad: spis uzavretý v roku 2015 s lehotou uloženia 10 rokov možno vyradiť najskôr v roku 2026, pretože lehota začala plynúť 1. januára 2016 a uplynula 31. decembra 2025.
• Dokumenty už nesmiete potrebovať na ďalšiu činnosť.
• Pri I. a II. kategórii navyše potrebujete rozhodnutie archívu vo vyraďovacom konaní a vyraďovať musíte najmenej raz za päť rokov.

Nezabúdajte, že poriadok v dokumentoch nie je len zákonná povinnosť, ale aj vizitka dobre fungujúcej organizácie.

Potrebujete poradiť?

Neviete, do ktorej kategórie patríte, alebo potrebujete pripraviť žiadosť o zaradenie pre archív? Uplynulo vám päť rokov od posledného vyraďovacieho konania? Toto je presne oblasť, v ktorej sme naozaj dobrí. Stačí nás osloviť.