Pôvodca I. alebo II. kategórie: čo to pre vás znamená v praxi?

Prečo štát delí pôvodcov do kategórií

Každá firma, škola či úrad pri svojej činnosti vytvára a prijíma dokumenty, teda registratúrne záznamy. Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach takúto organizáciu nazýva pôvodca registratúry. Nie každý pôvodca však vytvára dokumenty, ktoré budú raz zaujímať historikov. Zápisnica z rokovania obecného zastupiteľstva má pre budúce generácie inú váhu ako dodací list z malej predajne.

Preto zákon rozlišuje pôvodcov podľa toho, či z ich činnosti vznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. V praxi sa hovorí o troch kategóriách, niekedy aj „skupinách“. Od zaradenia sa odvíjajú konkrétne povinnosti.

Tri kategórie v skratke

Čo majú I. a II. kategória spoločné

Hoci sa to často tvrdí, nie je pravda, že archívne dokumenty odovzdáva štátu len „jednotka“. Pôvodcovia I. aj II. kategórie majú tieto povinnosti spoločné:

• Registratúrny plán musia vypracovať a predložiť na schválenie ministerstvu vnútra alebo štátnemu archívu.
• Vyraďovať smú len so súhlasom ministerstva alebo štátneho archívu, teda vo vyraďovacom konaní. Robiť to musia najmenej raz za päť rokov (§ 18 ods. 3).
• Archívne dokumenty odovzdávajú do archívu, a to v archívnych škatuliach. Ide o záznamy so znakom hodnoty „A“, ktoré archív uzná za trvalo hodnotné.
• Podliehajú štátnemu odbornému dozoru. Ministerstvo a štátny archív u nich môžu kontrolovať, ako správu registratúry vykonávajú (§ 28 ods. 3).
• Správu registratúry musia zabezpečiť zamestnanci s najmenej úplným stredným vzdelaním.

V čom sa líšia

I. kategória: viac formálnych povinností

• Okrem registratúrneho plánu vypracúva aj registratúrny poriadok, ktorý podrobne určuje, ako sa so záznamami pracuje. Aj ten schvaľuje archív.
• Návrh na vyradenie predkladá elektronicky prostredníctvom vzoru elektronického formulára (§ 20 ods. 1).
• Orgány verejnej moci majú podrobné pravidlá správy registratúry vo vyhláške č. 410/2015 Z. z. a pri splnení zákonných podmienok vedú registratúru v elektronickom systéme správy registratúry.

II. kategória: len registratúrny plán

• Vypracúva iba registratúrny plán, registratúrny poriadok nemusí mať (§ 16 ods. 4). Pravidlá práce so záznamami si môže upraviť interným predpisom.
• Návrh na vyradenie môže predložiť aj v listinnej podobe.

Ako zistíte, do ktorej kategórie patríte

Ak ste orgán verejnej moci alebo organizácia ním zriadená, napríklad obec, škola či príspevková organizácia, patríte do I. kategórie. Pri podnikateľoch rozhoduje ministerstvo vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu, a to podľa toho, či z vašej činnosti vznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou.

Archív však nové spoločnosti nezaraďuje automaticky. Ak svoje zaradenie nepoznáte, musíte v praxi pred prvým vyradením dokumentov požiadať o zaradenie štátny archív príslušný podľa sídla firmy. Žiadosť nie je zložitá: archív zvyčajne potrebuje stručný opis vašej činnosti a ďalšie základné údaje, napríklad počet zamestnancov. Následne vydá rozhodnutie o zaradení do kategórie.

Prečo na tom záleží

Nesprávne zaradenie alebo jeho ignorovanie môže byť drahé. Zákon o archívoch a registratúrach za porušenie povinností ukladá pokuty:

• až 40 000 eur za zničenie registratúrnych záznamov bez vyraďovacieho konania,
• až 5 000 eur za nevypracovanie alebo nepredloženie registratúrneho poriadku či plánu na schválenie,
• až 2 000 eur za nepredloženie návrhu na vyradenie v päťročnej lehote.

Okrem pokuty hrozí aj niečo, čo sa peniazmi napraviť nedá: nenávratná strata dokumentov, ktoré mali zostať zachované pre ďalšie generácie.