Máte plné regále dokumentov?
Každý podnikateľ či firma sa skôr či neskôr stretne s problémom plných regálov.
Účtovné doklady, zmluvy, personálna agenda – papierov pribúda, no priestor nie je nafukovací. Môžete staré dokumenty jednoducho skartovať? Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach hovorí jasne: nie vždy a nie hneď.
Pozrime sa na to, kedy sa vás týka oficiálne vyraďovacie konanie.
Krok č. 1: Zistite, do ktorej skupiny patríte
Skôr než začnete likvidovať akékoľvek dokumenty, musíte vedieť, ako sa na vás pozerá štátny archív.
Dôležité: Každá spoločnosť musí pred prvým vyraďovacím konaním požiadať príslušný štátny archív o zaradenie do kategórie pôvodcov registratúry.
Na základe tejto žiadosti vás archív zaradí do jednej z troch skupín. Toto rozdelenie je kľúčové pre vaše ďalšie povinnosti:
- I. a II. skupina: Ide zvyčajne o orgány verejnej moci alebo významné podnikateľské subjekty, ktorých dokumenty môžu mať trvalú archívnu hodnotu.
- III. skupina: Sem patrí väčšina bežných podnikateľských subjektov (napr. menšie s.r.o., živnostníci), ktorých činnosť nemá z hľadiska histórie celospoločenský význam.
Pre koho je vyraďovacie konanie povinné?
Povinnosť absolvovať oficiálne vyraďovacie konanie (predložiť Návrh na vyradenie) prostredníctvom štátneho archívu sa podľa § 18 ods3 – Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov..
Táto povinnosť sa týka len pôvodcov registratúry zaradených do I. a II. skupiny.
Tieto subjekty nesmú zničiť žiadne záznamy bez predchádzajúceho písomného súhlasu archívu. Archív musí posúdiť, či niektoré z dokumentov nemajú historickú hodnotu a nemajú byť trvalo uložené.
A čo III. skupina? Ak vás archív zaradil do III. skupiny, máte o starosť menej. Nemusíte posielať návrhy na vyradenie ani čakať na schválenie od štátneho archívu. Dokumenty môžete po uplynutí ich lehoty uloženia zlikvidovať samostatne (samozrejme, pri dodržaní ochrany osobných údajov a iných predpisov).
Kedy môžete vyradiť dokumenty?
Bez ohľadu na to, v ktorej skupine ste, základné pravidlo pre čas vyradenia je rovnaké:
- Musí uplynúť lehota uloženia (uvedená vo vašom registratúrnom pláne alebo v zákone – napr. 10 rokov pre účtovné doklady).
- Dokumenty už nesmú byť potrebné pre vašu ďalšiu činnosť.
- § 18 ods 3 – Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov.
- V prípade I. a II. skupiny musíte mať v rukách rozhodnutie archívu o vyradení.
Nezabudnite, že poriadok v dokumentoch nie je len zákonná povinnosť, ale aj vizitka dobre fungujúcej firmy.